SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Por: María Carolina Murillo y Luis Antonio Cedeño Hernández
Estudiantes X Semestre Administración de Empresas - Segundo Semestre 2006
Cuando una empresa desea ser certificada debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO 9001:2000.
Para llevar acabo esto, la organización debe:
Establecer los procedimientos necesarios que son precisos para instalar un proceso de sistemas de gestión de la calidad y los beneficios que significan para la empresa.
Estipular el orden e interacción de estos pasos.
Decretar las razones y usos necesarios para asegurarse de que tanto la manipulación como la revisión de estos procesos sean efectivos.
Cerciorarse de la disponibilidad de tácticas e investigaciones necesarias para apoyar la operación y la búsqueda de estos procesos.
Ejecutar la búsqueda, la medición y el análisis de estos pasos.
Efectuar las funciones necesarias para lograr obtener resultados planeados y mejorar activamente en todos los procesos de las empresas.
El implementar un sistema de gestión de calidad es como tener un medio por el cual la empresa demuestre que puede satisfacer las necesidades del cliente. Inclusive, en los casos en que la empresa prefiera realizar contratación externa de cualquier proceso, este debe estar controlado e identificado dentro del sistema de gestión de calidad.
Luego de conocer los puntos por los cuales debe pasar la empresa para instaurar el sistema de gestión de calidad, es importante tener en cuenta los siguientes requisitos de la documentación:
Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad.
Manual de la calidad.
Procedimientos documentados
Documentos esenciales de la empresa donde se asegure la eficaz planificación, operación y control de los procesos.
Registros requeridos por la Norma Internacional.
El Manual de la calidad se recomienda que contenga:
El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión.
Los procesos debidamente documentados señalados para el sistema de gestión de la calidad.
Una descripción detallada de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
La actividad económica de la empresa
Las características esenciales del sistema de gestión de la calidad.
La política de calidad y los objetivos de calidad asociado.
Declaraciones de responsabilidad y autoridad.
Como funciona el protocolo y donde busca la gente la forma de hacer las cosas.
Una definición de algunos términos que tiene un único significado para la empresa.
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse básicamente para asegurar que el documento en uso sea el documento correcto o aprobado según sea el caso. Por esto debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
Ratificar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesarios y aprobarlos nuevamente.
Cerciorarse de que se identifican cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en sus puntos de uso.
Afirmarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
Testificarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución.
Advertir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
Antes de emitir cualquier documento, una persona adecuada debe revisarlos y aprobarlos para garantizar que sean usados para el fin propuesto.
Los registros que se lleven a cabo deben ser establecidos y deben mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los mismos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Estos deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
De igual manera se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
La responsabilidad de la dirección de las empresas con estos proyectos de certificación de calidad debe ser total, ya que ella debe ser la primera en evidenciar el compromiso con el desarrollo e implantación del sistema de gestión de la calidad, así como la mejora continua de sus procesos. Además debe estar comunicándole a todo el personal de la empresa la importancia de satisfacer los requisitos del cliente y cómo convierten la política de calidad en un proceso continúo en cada uno de las actividades que se realizan en la Organización.